Как организовать цифровой осмотр стоянки спецтехники и автомобилей с сервисом Рососмотр

Пока объем операций небольшой, многие компании используют бумажные формы, фотографии с телефона и ручную сортировку материалов. Но по мере роста количества осмотров такой подход начинает создавать все больше проблем.

Во время обсуждения организации массовых осмотров с одной из компаний, работающих с несколькими сотнями объектов ежемесячно, очень точно была сформулирована основная проблема существующего процесса:

«Сейчас это бумага и огромное количество фотографий. Потом все это нужно сортировать. Это очень много времени отнимает.»

Такая проблема характерна не только для площадок хранения. С ней сталкиваются лизинговые компании, сервисные организации, дилеры, оценочные компании и все, кто регулярно принимает и передает имущество.

Когда осмотров становится много

Часто считается, что самая трудоемкая часть осмотра — сделать фотографии объекта. На практике съемка занимает всего несколько минут. Основное время начинает уходить после завершения осмотра.

Необходимо:

• найти нужные фотографии;
• убедиться, что ничего не забыто;
• оформить акт;
• присвоить понятное название файлам;
• отправить документы заказчику;
• сохранить материалы так, чтобы их можно было быстро найти спустя несколько месяцев.

Если осмотров десятки, это еще можно делать вручную. Но при сотнях осмотров ежемесячно объем материалов становится настолько большим, что поиск нужного акта превращается в отдельную задачу.

Цифровой осмотр — это не только фотографии

Компании больше всего интересуются вопросами хранения, поиска и организации данных, а не самой фотофиксацией как таковой. Это хорошо показывает, что современный цифровой осмотр — это полноценный бизнес-процесс, а не просто приложение для съемки.

В Рососмотре каждый осмотр представляет собой отдельную карточку объекта, содержащую все связанные материалы:

• фотографии;
• видеозаписи;
• заполненные поля;
• историю прохождения осмотра;
• автоматически сформированный акт;
• данные о времени и месте проведения.

Все материалы объединены в единую структуру и не требуют ручной сортировки.

Осмотр сразу получает понятное имя

При массовой работе важно быстро понимать, какой именно объект находится перед сотрудником.

В Рососмотре название осмотра формируется автоматически по заранее заданной формуле. В него можно включить любые необходимые данные:

• марку и модель техники;
• VIN или государственный номер;
• наименование клиента;
• номер договора;
• собственника имущества;
• любые другие реквизиты.

По такому же принципу автоматически именуются ZIP-архивы и итоговые материалы.

В результате сотрудникам не приходится вручную переименовывать фотографии и документы.

Поиск идет секунды

При бумажном документообороте или хранении фотографий в папках поиск старого осмотра может занимать десятки минут.

В цифровой системе найти нужный осмотр можно практически мгновенно по любому из реквизитов, например по номеру VIN, государственному номеру или номеру договора.

Это особенно важно, когда необходимо быстро предоставить документы лизинговой компании, банку или владельцу имущества.

Акт формируется автоматически

Еще одна операция, которая обычно требует времени, — подготовка итогового акта.

После завершения осмотра Рососмотр автоматически формирует PDF-документ с фотографиями, заполненными данными и результатами проверки. При необходимости акт может быть подписан простой электронной подписью по SMS.

Это избавляет сотрудников от ручного оформления документов и снижает вероятность ошибок.

Процесс можно разделить между площадкой и офисом

Рососмотр предлагает также следующий подход — разделение задач между сотрудником на объекте и офисом.

Сотрудник на площадке выполняет только те действия, которые действительно необходимо сделать на месте:

• открывает назначенный осмотр;
• фотографирует объект по сценарию;
• записывает видео при необходимости;
• отправляет материалы.

Все остальные операции могут выполняться уже в офисе:

• проверка материалов;
• заполнение дополнительных полей;
• формирование акта;
• отправка заказчику.

Такой подход особенно удобен зимой, при плохих погодных условиях и в ситуациях, когда важно максимально сократить время работы сотрудника на улице.

Цифровой осмотр меняет весь процесс работы

Когда количество осмотров начинает исчисляться сотнями в месяц, основной задачей становится уже не фотофиксация, а управление большим объемом информации.

Рососмотр дает возможность не только фиксировать состояние имущества, но и организовать весь процесс целиком — от создания задания и проведения осмотра до автоматического формирования акта, хранения материалов и быстрого поиска нужного объекта.

Такой подход позволяет компаниям отказаться от бумажных актов, сократить время обработки каждого осмотра и обеспечить единый стандарт работы независимо от количества объектов.